Planificación de tareas eficaces – Rutinas básicas

Nos cuesta mucho organizarnos, cada día se comparten un montón de artículos sobre cómo ser más ordenada o cómo realizar más tareas en menos tiempo. Personalmente creo que es una cuestión muy subjetiva y personal. Por ello voy a intentar compartir muchos métodos distintos de planificación y organización. En este caso empiezo con una rutinas de planificación de tareas que hará que tus esfuerzos no caigan en saco roto.

En este artículo no entraré en detalles como dónde anotar las tareas, cómo anotarlas de modo concreto y demás. Me centro en rutinas de planificación de tareas básicas que son imprescindibles ante cualquier método. Espero que te gusten porque son efectivas si se llevan a cabo en un alto porcentaje.

 

Orden y limpieza en tu rincón de trabajo o planificación de tareas

Es una parte esencial para iniciar la planificación de tareas e iniciar las tareas. Que tu espacio esté ordenado, cada cosa en su lugar, limpio y cómodo. Parte de tu rutina diaria (tarea al fin y al cabo) es dejar ordenado y limpio tu espacio de trabajo o planificación de tareas. Al día siguiente, cuando vuelvas, todo estará en orden y será mucho más fácil llevar a cabo una nueva tarea. Serás mucho más productiva/o.

Si tu tiempo se malgasta buscando documentos, objetos necesarios, datos… Será un tiempo maravilloso que no has dedicado a realizar tareas realmente efectivas.

Aprovecha para que sea un momento de desconexión, como una forma de despedirte de tu día. Después de haber checkeado todo lo que has conseguido hacer, pon tu música favorita y limpia y ordena.

 

El amor como principio, el #orden como base, el progreso como fin. Comte #frases #organización #planificación #educación Clic para tuitear

 

Valora y reflexiona sobre lo que llamas «tiempo perdido»

Ese tiempo dedicado a la investigación, lectura o reuniones y citas no son tiempo perdido, son tiempo invertido. Cuenta con ese tiempo de forma positiva y generosa. Ser conscientes y disfrutar en cada uno de esos momentos es imprescindible. Para llevar a cabo un aprendizaje basado en la experiencia y el conocimiento consciente puedes contar con ese tiempo.

Puede que pierdas el tiempo en actividades que ayuden a relajarte. Esto tampoco es tiempo perdido. Quizás debas organizar tu tiempo de manera que añadas descansos para este tipo de evasión.

Si pierdes el tiempo con todas las letras lo sabrás porque no te aportará nada. Si es así deberías eliminar esa pérdida de tiempo de tus rutinas.

A veces ocurre con las redes sociales. Nos conectamos y al cabo de un rato creemos que hemos perdido tiempo. Puede que sea cierto, esto depende de cómo uses tú las redes sociales y qué tipo de información te transmitan estas. En este caso deberías adaptar la rutina de interés o los círculos sociales que frecuentas. Por otro lado si te pasas el tiempo leyendo artículos o viendo vídeos interesantes no lo tomes como tiempo perdido. De esta información puedes sacar muchas buenas ideas. Eso sí, para que no se pierdan en el infinito, apúntalas en cuanto lleguen. Lo justo sería acordar tiempos entre tareas para llevar a cabo este «tiempo muerto» en el que aparte de distraerte, aprendes.

 

Primero la planificación de tareas más cortas

Es una de las rutinas que debes abrazar con más fuerza. Realmente la gratificación que ofrece el saber que se han zanjado varias tareas en menos de 30 minutos es muy alta. Esto nos proporciona energía y optimismo para seguir afrontando tareas a lo largo del día.

Las tareas más cortas son las típicas llamadas telefónicas para confirmar detalles o concertar citas, contestar e-mails simples, terminar pequeñas tareas que no has podido terminar el día anterior…etc.

 

Lo que deseas para el final

No caigas en la tentación de la planificación de tareas más agradables para empezar el día. Recuerda que las primeras tareas son las más cortas. Estas se terminan pronto y eso ya es gratificante. Si esperas a llevar a cabo las tareas que más te gustan para el final del día, aunque te encuentras cansada/o, probablemente las llevarás a cabo con buenos resultados. Si por el contrario dejar para el final las que menos te gustan quizás procrastines más de la cuenta. Nos pasa a todas/os.

 

Descubre cuándo eres más productiva/o

Si sabes cuales son las horas del día en el que te sientes con más energía para llevar a cabo cualquier tarea ganarás mucho. Esas horas son esenciales para planificación de tareas más complejas o toscas. Aquellas actividades o tareas que requieren más concentración exigirán más de ti. Lo mejor será que las llevemos a cabo cuando nos sintamos preparadas/os.

En la mayoría de los casos resultamos más productivas/os por la mañana. Esto si llevamos a cabo hábitos saludables para el sueño.

También podemos añadir un item como «Descubrir cuándo eres más creativa/o» para casos en los que tu día a día requiera siempre creación. Puedes aplicarlo de la misma manera.

 

Descubre cuando eres más productiva/o para hacer las tareas más duras en esas horas. #DesarrolloPersonal #Productividad Clic para tuitear

 

 

Centrar tu atención en finalizar las tareas

La rutina necesaria para este caso es poner en modo avión tu teléfono. Además deberías avisar a quien te pueda interrumpir de que durante «x» tiempo no te molesten. La eficacia de esta rutina no se conoce ni se aprecia hasta que se lleva a cabo. Haz la prueba.

Si estás llevando a cabo una tarea ¡Pon el móvil en Modo Avión! #educación #tic #productividad #desarrollopersonal Clic para tuitear

 

Estas son solo unas cuantas rutinas básicas que se deberían llevar a cabo con cualquier tipo de método de productividad u organización. Existen muchas más pero considero estas como las más importantes. Personalmente me cuesta llevarlas a cabo todas en un mismo día… A veces me salto unas y otras veces otras. Requiere fuerza de voluntad y sobretodo hábito. Si lo conviertes en un hábito entonces no se te pasará.